Wie Millionen von Familien bereits erfahren haben, ist der diesjährige kostenlose Antrag auf staatliche Studienbeihilfe möglicherweise der einfachste, den es je gab. Viele Leute schaffen es in 15 Minuten oder weniger. Familien, die Hilfe benötigen, können sich schnell an unser Callcenter wenden. In den ersten sechs Wochen der Verfügbarkeit haben bereits 3,5 Millionen Studierende ihre Formulare eingereicht.
Der Die Geschichte war ganz anders vor einem Jahr. Als das FAFSA-Formular 2024–25 im Dezember 2023 eingeführt wurde, hatten viele Schüler und Eltern aufgrund von Fehlern, Verzögerungen und verwirrenden Anweisungen Schwierigkeiten, es auszufüllen. Unser Callcenter war überlastet. Das US-Bildungsministerium war nicht bereit, FAFSA-Formulare zu bearbeiten, was viele Hochschulen dazu zwang, finanzielle Unterstützungsangebote und Zulassungsfristen zu verschieben.
Seit ihrer Gründung vor mehr als 30 Jahren war die FAFSA immer bekanntermaßen schwierig. Es bereitete nicht nur etwa 17 Millionen Familien jedes Jahr Kopfzerbrechen, sondern schätzungsweise eine Million Pell-berechtigte Studenten jedes Jahr haben es nie ausgefüllt – und es gibt keine Möglichkeit zu wissen, wie viele weitere Menschen sich vielleicht an einer Hochschule eingeschrieben hätten, wenn sie sich dafür beworben hätten verfügbare Hilfe.
Um einige dieser Herausforderungen anzugehen, hat der Kongress im Dezember 2020 beschlossen ein Gesetz eine neue FAFSA zu entwerfen, die Daten aus Bundessteuerunterlagen bezieht. Leider war die Umsetzung dieses Gesetzes enorm komplex.
Das Bildungsministerium hat sich zum Ziel gesetzt, mehr als 20 Computersysteme zu ersetzen oder zu modernisieren – einige davon sind älter als die Eltern, die das FAFSA ausfüllen – und neue Berechtigungs-, Datenschutz- und Sicherheitsregeln einzuführen. All diese Arbeiten wurden mit eingefrorenem Budget und ohne Sicherheitsnetz durchgeführt: Wenn das FAFSA-System nicht funktionierte, waren ohne einen weiteren Beschluss des Kongresses keine Alternativen möglich. Studierende könnten keine finanzielle Unterstützung des Bundes erhalten.
Dieser Ansatz ist in der Bundesregierung nur allzu verbreitet: Der Kongress legt sehr detailliert genau fest, was bis wann erledigt werden soll, und die Behörden verteilen die Arbeit auf Teams aus Mitarbeitern und Auftragnehmern. Bevor mit der Programmierung begonnen wird, kodifizieren Bundesbehörden diese Details in Vertragsänderungen, Offenlegungen zum Datenschutz und anderen rechtlichen Vereinbarungen – deren Änderung jeweils monatelange Verfahrensschritte erfordert. Im Gegensatz dazu verwendet der Privatsektor einen eher inkrementellen, agilen Ansatz für komplexe Software, der es Entwicklern ermöglicht, ihren Fortschritt zu messen, Kunden und Partner zu konsultieren und ihre Pläne im Laufe der Zeit anzupassen.
Aufgrund der problematischen Vergangenheit des Bildungsministeriums bei der Auslagerung von Schlüsselfunktionen verfügten wir nicht über das interne Fachwissen – etwa Produktmanager, Softwareentwickler, Designer und andere Experten –, das eine Organisation zur Leitung eines solch komplexen Technologieprojekts benötigt. Für die Abteilung war es nahezu unmöglich, die Systeme unabhängig zu testen oder den Fortschritt unserer Auftragnehmer regelmäßig zu bewerten. Und wenn wir entdeckten, dass Arbeiten unvollständig oder voller Fehler waren, riskierte der Einsatz unserer begrenzten Tools, um Auftragnehmer zur Rechenschaft zu ziehen, häufig das Risiko, dass es nach hinten losging, indem es Verzögerungen, Neuverhandlungen und Proteste provozierte, gerade als das Projekt sich kritischen Fristen näherte.
Unsere Strategie, die Dinge umzukehren, bestand aus vier Hauptkomponenten.
Zuerst mussten wir schnell ein Team aufbauen. Um das engagierte Personal der Federal Student Aid zu verstärken, haben wir Talente vom College Board und dem US Digital Service rekrutiert und die Kapazitäten bei Auftragnehmern erhöht. Wir haben leitende Mitarbeiter im Bereich Informationstechnologie eingestellt, um die FAFSA dauerhaft zu stärken. Das Team arbeitete nachts, an Wochenenden und an Feiertagen, um die technischen Herausforderungen zu beheben und Schüler und Schulen zu unterstützen. Obwohl wir Ende 2022 mit der Erweiterung des FAFSA-Teams begonnen haben, wünschte ich mir im Nachhinein, wir hätten noch früher damit begonnen und noch schneller expandiert.
Zweitens haben wir eine robuste Teststrategie implementiert, damit wir Fehler so schnell wie möglich finden können. Bevor wir das Formular 2025–26 auf den Markt brachten, luden wir mehr als 150.000 Schüler und Familien ein, das System umfassend im Betatest zu testen.
Drittens haben wir die Transparenz für Studierende, Familien und unsere Partner erhöht. Wir führten regelmäßig Pressegespräche und teilten unsere Fortschritte öffentlich. Wir informierten regelmäßig externe Partner und baten sie um Hilfe bei der Identifizierung von Problemen und der Unterstützung von Finanzhilfeberatern. Auch in unseren Callcentern haben wir den Personalbestand drastisch erhöht. Die Wartezeiten, die oft bei 15 bis 20 Minuten lagen, mit hohen Abbruchraten, betragen jetzt durchschnittlich weniger als eine Minute.
Schließlich haben wir zum ersten Mal mehr als 50 Millionen US-Dollar für Hochschulen, Schulbezirke und gemeinnützige Organisationen bereitgestellt, um FAFSA-Anträge zu bearbeiten und die Einreichungsquoten von Studenten zu erhöhen, insbesondere von Studenten aus unterversorgten Gemeinden.
All diese Bemühungen zahlten sich aus: Mehr als 5 Prozent mehr Studierende erhielten in diesem Herbst Bundesförderung als vor einem Jahr. Derzeit geben 94 Prozent derjenigen, die ein Formular für 2025–2026 einreichen, an, dass sie mit ihrer Erfahrung zufrieden sind.
Unsere Arbeit ist jedoch noch nicht erledigt. Obwohl wir insgesamt mehr Schülern finanzielle Unterstützung gewähren, betreuen wir etwa 2 bis 3 Prozent weniger Abiturienten. Wir müssen das Formular für Studenten und Hochschulen einfacher machen, indem wir es den Hochschulen unter anderem ermöglichen, mehrere Korrekturen gleichzeitig einzureichen. Und die Abteilung muss das Formular für das nächste Jahr pünktlich zum 1. Oktober veröffentlichen.
Wir verfügen nun über ein Team von Karriereexperten mit den notwendigen Fähigkeiten, um die FAFSA auch in Zukunft zu begleiten. Die neue Verwaltung wird ein leistungsstarkes System übernehmen und über die Zeit und Ressourcen verfügen, die sie zur Einhaltung dieser Frist benötigt.
Keine Überarbeitung eines komplexen Systems – insbesondere eines seit Jahrzehnten bestehenden Regierungssystems – ist niemals einfach, und die Ursache dieser Herausforderungen ist nie eindeutig. Aber die daraus resultierenden Veränderungen werden der Schlüssel dazu sein, Millionen weiterer Studenten dabei zu helfen, ihre Träume zu verwirklichen.
