Insider reflektieren das Scramble, um die FAFSA zu reparieren

Nach dem Verpfändeter Start Von der neuen kostenlosen Antrag auf Bundeshilfe im vergangenen Jahr wussten die Beamten der US -Bildungsabteilung, dass sie für den nächsten Finanzhilfezyklus die Dinge anders machen mussten.

Eine der ersten Schritte, die sie unternommen hatten, war, Hilfe von außen zu bringen. Das Amt für Bundesstudentenhilfe, das die FAFSA überwacht, beauftragt zwei leitende Anführer im gemeinnützigen College Board, um den Rollout 2024–25 zu leiten: Langzeiter Präsident des College -Vorstands, Jeremy Singer, übernahm die Rolle von NEU „FAFSA CZAR“, und Chief Information Officer Jeff Olson wurde eingestellt, um die technische Seite zu leiten. Die diesjährige FAFSA, die Ende November gestartet wurde, war entschieden besser aufgenommenUnd die bisherigen Abschlussquoten sind den Vorjahren gleich.

Sänger und Olson beendeten letzten Monat ihre vorübergehenden Aufenthalte in der Abteilung, um ihre jeweiligen Rollen im College Board wieder aufzunehmen. Auf dem Weg nach draußen schickten sie ein Memo an die FSA, in denen sie die Herausforderungen, denen sie konfrontiert waren, und die Lektionen, die sie gelernt haben, in der Hoffnung, dass „es nützlich sein wird… jetzt und in Zukunft, wenn die Arbeit FAFSA weiter verstärkt.“

Das Memo, mit dem Sänger teilte In höherem EDSie haben einige der Mängel, die sie in der Abteilung gefunden haben, beschrieben, einschließlich schlechter Management mehrerer externen Softwareanbieter, verstreuten Führungsprioritäten und unrealistischen Zeitplänen.

Sänger und Olson sprachen kürzlich mit In höherem ED Endlich über ihre Erfahrung. Beide sagten, sie sahen ein gut gemeines, aber dysfunktionales System im Herzen des FAFSA-Fiaskos, und dass die Bemühungen, die Form zu beheben, bedeutende Änderungen in Bezug auf die Art und Weise, wie die FSA normalerweise funktioniert, erfordert-die von ihnen hoffen, dass sie eine dauerhafte Wirkung haben wird.

„Wir haben von einem Ingenieur gehört, der 30 Jahre lang an FAFSA gearbeitet hatte, der sagte, dass die Zusammenarbeit, die wir während (der FAFSA -Rollout 2024–25) hatten, die produktivste seiner gesamten Karriere war“, sagte Olson. „Dort gibt es Schwung.“

Beamte der Bildungsabteilung, die mit sprachen In höherem ED Im Hintergrund sagte, dass schwierige, aber notwendige Änderungen am Bundeshilfeverfahren für dieses Jahr vorgenommen wurden.

„Ich fand das Ganze furchtbar erfrischend – auch furchtbar frustrierend, denn es gab immer noch einen Wunsch vieler Regierung, zu kontrollieren, was vor sich ging. Aber die Leute mussten einfach loslassen und sich weiterentwickeln lassen “ In höherem ED. „Es war so transformativ, die Idee, dass wir die Dinge nicht so machen mussten, wie wir es immer getan hatten. Für die Regierung ist das groß. “

Ehemaliger Bildungsminister James Kvaal, der sowohl den Rollout 2023–24 als auch den Relaunch dieses Zyklus beaufsichtigte, erzählte dieses Zyklus In höherem ED dass die Hauptherausforderung für die FSA – sowohl damals als auch heute – ein Personal ist.

Als die erste Trump -Verwaltung im Jahr 2017 sein Amt antrat, gaben die Beamten einen Einstellungsfrieren aus, den Kvaal jahrelang in der frühen Biden -Verwaltung sagte. Jetzt hat Trump ausgegeben Ein weiterer EinfrierenWelche Kvaal-Sorgen werden die Probleme, die zu den FAFSA-Problemen beigetragen haben, in erster Linie verschlimmern, wie den Mangel an technischem Vollzeitkenntnis und die anschließende Abhängigkeit von Auftragnehmern von Drittanbietern.

„Die FSA hat einige äußerst talentierte und engagierte Mitarbeiter, aber es hat nicht genug von ihnen“, sagte Kvaal. „Ich denke, das hat Kosten für die Gesundheit der Organisation.“

Dennoch räumte er ein, dass im vergangenen Jahr einige strukturelle Probleme mit der Art und Weise, wie die Abteilung die Bundeshilfe überwacht, aufdeckt.

„Es war ein sehr herausforderndes Projekt, das einige der Schwächen der Abteilung als Organisation enthüllte“, sagte er.

Strukturelle Probleme entdecken

Kvaal, Sänger und andere in der Abteilung stimmen mindestens eines zu: FSA stützte sich zu stark auf Vertragspartner von Drittanbietern.

Singer sagte, diese Anbieter hatten Probleme, die Fristen zu koordinieren oder einzuhalten. Aufgrund der umfangreichen Geschichte, die sie bei der Überwachung der FAFSA hatten, war es auch unmöglich, ohne sie zu arbeiten. Er stammte aus dem privaten Sektor und war schockiert von der Macht, die einige Auftragnehmer hielten – insbesondere die Informationstechnologie der General Dynamics, die er sagte, eine große Quelle der Frustration sei. In seinem Memo schrieb er, dass GDITs „Software -Code -Qualität niedrig war, mit schlechten Entwicklungs- und Bereitstellungsprozessen und vernachlässigbaren Tests der Unit, wodurch ein hohes Risiko der Regression erzeugt wurde“ – mit anderen Worten, die Fortschritte der Abteilung bei der Festlegung der ausstehenden technischen Form des Formulars drohten Probleme von 2023 bis 24.

„Sie möchten nie, dass ein Auftragnehmer die Kronjuwelen Ihrer Software besitzt, insbesondere eine sehr komplexe Software, die Sie verändern möchten. Es ist nur gefährlich “, sagte Singer. „Aber in der Regierung ist dies die Norm. Für mich machte es also Sinn, wie (FSA) alle Herausforderungen, die sie letztes Jahr hatten, geraten. “

Kvaal stimmte zu, dass die Koordinierung mit den Anbietern frustrierend sei und sagte, dass dies ein Hauptgrund für die FAFSA -Verzögerungen sei. Die Abteilung hat seitdem engagierte Ingenieure mit dem technischen Wissen eingerichtet, um den Fortschritt der Anbieter zu überwachen.

„Es ist riskant, große Arbeiten an externe Auftragnehmer zu übergeben und zu hoffen, dass alles am Ende zusammenkommt“, sagte Kvaal. „Ich denke, dass diese Projekte weniger riskant wären, wenn die FSA mehr fachkenntnisse hätte und mehr von der Arbeit selbst erledigen oder die Auftragnehmer zumindest enger verwalten könnten.“

Kvaal und Singer waren sich auch einig, dass die FAFSA -Aufsicht der FSA durch einen Mangel an zentraler Führung über die Form verletzt wurde. Der Chief Operating Officer der FSA war jahrzehntelang technisch für die FAFSA verantwortlich, zusammen mit unterschiedlichen politischen Fragen wie Student Loan Management. Richard Cordray, der COO für den größten Teil der Biden -Administration, trat im vergangenen Frühjahr zurück, was teilweise auf die Misshandlung des Missmanagements der FAFSA Rollout zurückzuführen war.

„Es gab keinen klaren Besitzer von FAFSA“, schrieb Sänger und Olson in ihrem Ausstiegsmemo. „Es gab unorganisierte und überflüssige Meetings zu einer Zeit, in der jede Minute wichtig war. Und während sie gut gemeint waren, behinderte ein Teil der Beteiligung an der Führung außerhalb der FSA den Fortschritt, da diese Personen keine Software-Expertise hatten und ihr Urteilsvermögen aus den negativen Erfahrungen im Vorjahr getrübt wurde. “

FSA -Führer haben diese Notiz zu Herzen genommen. Nach dem Abgang des Sängers ernannte die FSA Aaron Lemon-Strauss, ein weiteres College-Board-Alaun, das im vergangenen Herbst als erster Vollzeit-FAFSA-Programmdirektor mit dem Relaunch mitgebracht wurde. Sie stellten auch mehr technische Support -Mitarbeiter in den schwindenden Tagen der Biden -Verwaltung ein und implementierten strengere Richtlinien für die Überwachung von Softwareanbietern.

Verschiebung von Strategien

Der Beamte der anonymen Abteilung sagte, FSA -Beamte hätten sich nicht öffentlich und intern anerkennen, denen sie konfrontiert waren. Der Beamte sagte, dass im Dezember 2023, Wochen entfernt von ihrer vorgeschriebenen Frist von Kongress, klar sei, dass sie keine Arbeitsform auslegen könnten – aber sie bestanden darauf, dies trotzdem zu tun, was, was Den Start beeinträchtigt und ein Jahr der Krise springen.

„Ich denke, kulturell gab es einen Widerstand zu sagen:‚ Hey Leute, das ist gebrochen. Wir können das nicht „, sagte der Beamte. „Ich erinnere mich, dass Ende Dezember 2023 gedacht habe:“ Es wird nicht passieren. “ Denn warum etwas starten, das kaputt ist? „

Karen McCarthy, Vizepräsidentin für öffentliche Ordnung und Bundesbeziehungen bei der National Association of Student Financial Aid Administratoren, sagte, dass mangelnder Transparenz während des Zyklus 2023–24 der größte Kritikpunkt der Fachkräfte der finanziellen Hilfsmittel in der Abteilung sei.

„Es ist eine Sache, auf unerwartete Herausforderungen zu stoßen. Es ist eine andere, niemandem davon zu erzählen “, sagte sie.

Kvaal sagte, er habe verstanden, warum die Menschen während des Rollouts 2023–24 über den Kommunikationsstil der Abteilung frustriert waren, aber die Abteilungsbeamten kämpften darum, mit den Entwicklungen selbst Schritt zu halten.

„In diesem Winter gab es eine Menge Unsicherheit über Zeitlinien und ob wir sogar denjenigen vertrauen konnten, die uns gegeben wurden (von Drittunternehmern)“, sagte er. „Das Ziel, dem Feld die genauesten und umsetzbarsten Informationen bereitzustellen – es war nicht immer klar, wie das geht.“

Olson sagte, die FSA habe in diesem vergangenen FAFSA -Zyklus in der Öffentlichkeit gearbeitet und ihre Unsicherheiten mitgeteilt, als sie entstanden waren.

„Es ist unangenehm, einen Blog -Beitrag zu schreiben, in dem es heißt:“ Wir haben versucht, diesen Fehler zu beheben, und dabei einen anderen Fehler erstellt. “ Aber letztendlich verteidigt Sie die Defensivität nicht vor irgendetwas “, sagte er.

In den letzten Monaten, sagte McCarthy, habe die Abteilung hart gearbeitet Stellen Sie das Vertrauen der Gemeinschaft wieder her in FSA. Sie und viele andere institutionelle und organisatorische Partner waren angenehm überrascht über den stetigen Strom der Kommunikation zu Themen mit der Form 2024–25, auch nur kleine, während Die Testzeit dieses Herbstes.

Einige wichtige Änderungen, die die FSA im vergangenen Herbst umgesetzt haben, haben von einer stärkeren Aufsicht über den Auftragnehmer bis hin zur neuen Position des FAFSA -Direktors gestoßen. Aber im Moment ist die Zukunft der FSA bestenfalls trübe. Präsident Trump hat vorgeschlagen Abobe der Bildungsabteilung Ein Plan, der die Agentur entweder in die Finanzabteilung verlegen oder potenziell ihre Verantwortung auf Nichtregierungsorganisationen verlegen oder potenziell bewirken würde.

Jason Miller, ehemaliger stellvertretender Direktor für Management im Büro für Management und Budget, arbeitete im vergangenen Jahr eng mit der FSA an der FAFSA -Überholung zusammen. Er sagte In höherem ED Dass die Agentur „ein so starker Ort war, wie ich es jemals gesehen habe“, als er am 20. Januar abreiste, aber er befürchtet, dass die Fortschritte, die sie erzielt haben, durch die Pläne der Trump -Regierung, die Bundesangestellte zu senken, rückgängig gemacht werden könnten.

„Wir haben die FSA mit einer neuen technischen Fähigkeit verlassen, um die (FAFSA) zu entwerfen und zu verwalten“, sagte er. „Die Frage ist, ob diese internen Fähigkeiten fortgesetzt werden dürfen.“