Vince Pellegrini, stellvertretender Registrar, akademische Terminplanung (Mitte, Hand nach oben), bespricht die Planung der Bucknell-Abschlussprüfung während eines Treffens über die Optimierung der Terminplanung mit der Gruppe, die an dem Projekt arbeitet, darunter Samuel Gutekunst (ganz rechts), John D. und Catherine T. MacArthur-Assistenzprofessor für Datenwissenschaft.
Emily Paine/Bucknell University
Die letzte Woche des akademischen Semesters ist für Studierende oft stressig, da sie ihre letzten Hausarbeiten einreichen und sich auf Prüfungen vorbereiten müssen. Während die Abschlussprüfungen selbst anstrengend sein können, kann der Prüfungsplan die akademischen und emotionalen Fähigkeiten der Studierenden zusätzlich erschöpfen.
A Umfrage „Student Voice“ im Mai 2024 von Inside Higher Ed und Generation Lab fanden heraus, dass 31 Prozent der Befragten glauben, dass ein neu gestalteter Stundenplan, der Prüfungen oder Abschlussprüfungen weglässt, ihren akademischen Erfolg am meisten steigern würde. Dies war die drittbeliebteste Option aus einer Liste von 15 Optionen.
Die Erstellung eines effizienten Abschlussprüfungsplans erfordert intensive Berechnungen und Überlegungen durch das Studierendensekretariat und führt bei den Studierenden manchmal zu komplizierten Prüfungszeiten.
Deshalb hat eine Gruppe von Lehrkräften und Studierenden an der Bucknell University ein Tool entwickelt, das den Mitarbeitern bei der Erstellung des Prüfungsplans für jedes Semester hilft und dabei Faktoren abwägt, die für Studierende, Lehrkräfte und die Institution wichtig sind, was hoffentlich zu den geringsten Unannehmlichkeiten führt.
Bühne bereiten: Der Problem mit der Prüfungsplanung ist keine neue Herausforderung in der Hochschulbildung und hängt von einer Vielzahl von Faktoren an jeder Institution ab.
Bei Bucknell erstellen die Mitarbeiter den Stundenplan für die Abschlussprüfungen vor Ablauf der Add-Drop-Phase. Daher gibt es vor Beginn des Semesters keine Möglichkeit, festzulegen, welche Studenten Konflikte in ihren Stundenplänen haben.
Die Universität fasst außerdem häufig große Kurse über mehrere Abschnitte hinweg zusammen, um eine Prüfungsstunde bereitzustellen – zum Beispiel legen alle Abschnitte von Analysis 1 gleichzeitig die Abschlussprüfung ab –, was von der traditionellen Methode abweicht, die Zeit der Vorlesungssitzungen zur Festlegung des Stundenplans zu nutzen, und die Terminplanung erschweren kann.
Samuel Gutekunst, John D. und Catherine T. MacArthur Assistenzprofessor für Datenwissenschaft, wartet seit Jahren darauf, Bucknells Probleme mit dem Zeitplan für die Abschlussprüfungen zu lösen, und erhält im Jahr 2023 grünes Licht, um mit der Entwicklung von Tools für das Standesamt zu beginnen, um Herausforderungen anzugehen.
In die Praxis umsetzen: Das Projekt – eine hochschulübergreifende Zusammenarbeit zwischen Gutekunst; Assistenzprofessor für Mathematik Lucas Waddell; Thiago Serral, ein ehemaliger Professor für Analytik und Betriebsmanagement, der jetzt an der University of Iowa lehrt; und eine Gruppe studentischer Forscher, Clara Chaplin, Tsugunobu Miyake und Stanley Gai, begannen im Frühjahr.
In den nächsten Monaten erstellten die Studenten ein Tableau-Dashboard und zogen historische Einschreibungsdaten ab, um eine Art Heatmap zu erstellen, die Trends bei der Einschreibung identifizierte, um zu ermitteln, welche Klassen möglicherweise gemeinsame Einschreibungen haben. Das Tool erwies sich bei der Unterstützung des Studierendensekretariats als nützlich und ermöglichte eine einfachere Visualisierung von Einschreibungstrends.
Von dort aus erstellten die Studenten ein Web-Tool, um ein Portfolio mit Stundenplänen zu erstellen, die die Prüfungen zeitlich verteilten, um die Herausforderungen für die Studenten zu minimieren. Die Website wird intern „das Prüfungsplanungstool“ genannt, wird aber in einer zukünftigen Veröffentlichung wahrscheinlich BEAST (Bucknell Exam Automated Scheduling Tool) heißen, sagt Gutekunst.
Eine Studentenumfrage im Frühjahr 2023 an der Bucknell University half den Forschern herauszufinden, welche Faktoren in einem Abschlussplan am wichtigsten sind, und diese Trends, verglichen mit den Richtlinien und Protokollen der Universität, trugen zur Konkretisierung des Systems bei. Das Projektteam identifizierte vier „Unannehmlichkeiten“, die im Prüfungsplan eines Studenten vermieden werden sollten, darunter:
- Überlappende Prüfungen
- Drei Prüfungen in 24 Stunden
- Aufeinanderfolgende Prüfungen
- Eine Abendprüfung, gefolgt von einer Prüfung am frühen Morgen
- Vier Prüfungen in 48 Stunden
Jetzt muss sich ein Mitarbeiter nur noch auf der Website anmelden, auf „Ausführen“ klicken und das Tool kann vier verschiedene Zeitpläne erstellen. Mitarbeiter können Änderungen auch direkt per Drag-and-Drop am Stundenplan vornehmen, wodurch ein neuer Bericht darüber erstellt wird, wie viele Schüler belästigt werden, was einen Echtzeitvergleich der Vereinbarungen ermöglicht.
Die Auswirkungen: Nach der Einführung der neuen Website in den Prozess zur Erstellung des Stundenplans für die Abschlussprüfungen ist die Zahl der Studierenden mit komplizierten Stundenplänen zurückgegangen.
Im Frühjahr 2023 störte der Zeitplan für die Abschlussprüfungen 1.182 Studierende. Doch ein Jahr später hatten 432 Studenten eine Unannehmlichkeit in ihrem Stundenplan, die durch das Tool verursacht wurde.
„Wir sind von etwa 30 Prozent der Bucknell-Studenten, die mindestens eine große Unannehmlichkeit in ihrem Prüfungsplan hatten, auf etwa 11 Prozent gesunken“, sagte Gutekunst. „Wenn wir so viele davon wie möglich entfernen, wird die Prüfungswoche viel stressfreier, was sich positiv auf den Erfolg der Studierenden auswirkt.“
Die meisten dieser Studenten haben aufeinanderfolgende Prüfungen und „wir tun ihnen leid, aber sie sind jetzt distanzierter“, sagt Gutekunst.
Ein Bereich, der eine deutliche Verbesserung verzeichnete, war die Zahl der Studierenden, die mehr als drei Prüfungen innerhalb eines 24-Stunden-Zeitraums geplant hatten. Im Frühjahr 2023 mussten 243 Studierende drei Prüfungen innerhalb eines Tages absolvieren, doch im Frühjahr 2024 standen nur noch 54 Studierende vor der gleichen Herausforderung.
Ein wichtiger Unterschied für Gutekunst bestand darin, dass die Initiative nicht darauf abzielt, das Registrarpersonal zu eliminieren, sondern vielmehr deren Arbeit zu erweitern und Prozesse zu beschleunigen, deren Abschluss zuvor Stunden oder Tage dauerte.
Bucknells stellvertretender Registrar Vince Pellegrini, den Gutekunst einen Helden nennt, organisiert jedes Jahr einen Großteil des Prüfungsplans und erledigte dies zuvor von Hand, wie bei einem Sudoku-Rätsel, und optimierte den Zeitplan für Faktoren, von denen ein Computer nicht einmal träumen konnte, wie zum Beispiel die Fakultät Präferenz für Klassenzimmer.
Das neue Tool zeichnet sich dadurch aus, dass es keinen Informatiker oder irgendjemanden aus dem Projektteam benötigt, um die Zeitpläne zu erstellen; Das Standesamt kann es selbstständig nutzen und die Gewichtung verschiedener Faktoren nach Bedarf modifizieren und so eine optimale Ausgangslage für seine Arbeit schaffen.
Nun bereitet sich das Forscherteam von Gutekunst auf die Veröffentlichung vor und darauf, die Website als Open-Source-Tool breiter verfügbar zu machen.
Haben Sie eine akademische Intervention, die anderen dabei helfen könnte, den Studienerfolg zu verbessern? Erzählen Sie uns davon.
