Sams Pay Roundtable: Vier Dinge, die wir über die Agentenvergütung gelernt haben

Gesponsert von Sams PayDie Veranstaltung ist eine Online-Plattform, die darauf ausgelegt ist, die oft komplizierten Prozesse, denen Institutionen bei der Bezahlung ihrer Agenten folgen müssen, zu rationalisieren. Die Veranstaltung brachte hochrangige Persönlichkeiten führender britischer Institutionen zu einem glamourösen Mittagessen im bei Prominenten beliebten Restaurant Delauney im Londoner West End zusammen.

Während der Veranstaltung, die am 16. Oktober stattfand, diskutierten die Interessenvertreter über die Herausforderungen, denen sie gegenüberstehen, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass Agenten pünktlich bezahlt werden – darunter zögerliche Finanzteams, komplizierte Provisionsstrukturen und das Jonglieren mit riesigen Pools an Rekrutierungspartnern.

Lesen Sie weiter, um die Höhepunkte der Diskussion zu erfahren.

1. Zahlungsverzögerungen bereiten jedem Kopfzerbrechen …

   Für viele Makler sind lange Wartezeiten auf die Auszahlung der Provision für die Vermittlung eines internationalen Studenten allzu häufig. Verständlicherweise kann dies dazu führen, dass sie verärgert sind und zögern, Studierende an Einrichtungen zu vermitteln, die nicht rechtzeitig ihre Leistungen erbringen. Ein Teilnehmer meinte, dass dies eher bei kleinen Agenturen oder Einzelunternehmern der Fall sei, bei denen Zahlungsverzögerungen reale Folgen für ihr Geschäft hätten.

   Die Teilnehmer diskutierten über den Stress, nicht die endgültige Kontrolle darüber zu haben, wann ihre Rekrutierungspartner bezahlt werden, was sie gefährdet macht, wenn sie beschließen, Studenten woanders hinzuschicken.

   Es wurde deutlich, dass die Vorlaufzeit für Zahlungsläufe zwischen den verschiedenen Universitäten stark schwankt. Einer sagte, dass ihre Provisionsanfragen in der Regel innerhalb von drei Monaten bearbeitet werden – eine Verlängerung gegenüber einem früheren Vier-Wochen-Ziel, nachdem entschieden wurde, dass dies nicht lange genug sei, um die Qualität des Studenten zu beurteilen.

   Andere sagten, dass ihre Universitäten in der Regel innerhalb von drei bis sechs Monaten zahlten, aber dass mehrere Einnahmen im Laufe des Jahres diesen Prozess etwas erschwerten, da einige Schwierigkeiten hatten, eine Provisionsaufnahme zu bearbeiten, bevor eine andere begann.

   Ein vermuteter Grund für Zahlungsverzögerungen war mangelnde Dringlichkeit seitens der Finanzabteilungen, denen verständlicherweise nicht bewusst ist, wie wichtig es ist, den Agenten bei der Vielzahl von Zahlungsanfragen anderer Anbieter rechtzeitig Rückerstattungen zu leisten.

2. Wann ist ein internationaler Studierender eigentlich eingeschrieben?
   
   Ein wiederholter Diskussionspunkt drehte sich um die Frage, wann Institutionen internationale Studierende als vollständig eingeschrieben betrachten, was den Zahlungsvorgang für den Vermittler in Gang setzt.

   Eine Universität gab an, dass sie einen Studenten erst dann als eingeschrieben betrachtete, wenn er 63–75 % seiner Gebühren bezahlt hatte, während eine andere sagte, dass ihre Einrichtung nur internationale Studierende zählte, die neben einem vereinbarten laufenden Zahlungsplan auch die Hälfte ihrer Gebühren bezahlt hatten.

   Während die Inkonsistenz der Kriterien an verschiedenen Universitäten sowohl für Institutionen als auch für Vermittler störend sein kann, stimmten die Teilnehmer weitgehend der Notwendigkeit zu, vor der vollständigen Immatrikulation einen beträchtlichen Teil der Gebühren zu zahlen, da das Risiko besteht, dass sich Studierende einschreiben, aber nicht teilnehmen.

   Es kann auch Probleme mit den Universitätssystemen und der Art und Weise geben, wie sie den Überblick über einzelne Studierende behalten. Eine Institution verwendet eine Excel-Tabelle, um Studenten manuell mit Einschreibungen abzugleichen, während eine andere ein Agentenportal verwendet, das Bewerbungen anzeigt, die nicht in Einschreibungen umgewandelt werden.

   Ebenso müssen Agenturen sicherstellen, dass die Bankdaten auf ihren Rechnungen mit denen auf den Lieferantenformularen übereinstimmen, um kostspielige Verzögerungen zu vermeiden.

3. Die Verantwortung geht in beide Richtungen

   Zwar waren sich die Teilnehmer des Rundtischgesprächs darin einig, dass es bei der Abwicklung seitens der Universitäten zu Problemen kommen kann, doch herrschte Einigkeit darüber, dass in manchen Fällen mangelnde Organisation in den Agenturen die Ursache für verspätete Zahlungen sein kann.

   Ein Gast berichtete, dass einige Agenturen bei der Rechnungsstellung für die von ihnen vermittelten Studenten langsam sein können und beispielsweise erst im Dezember eine Zahlung verlangen, wenn sich der Student im Juli eingeschrieben hat.

   Zu den weiteren erwähnten Problemen zählten Agenturen, die ihren Firmennamen änderten, wenn ihr alter Name im Vertrag mit der Universität verwendet wurde – was zu einem administrativen Albtraum führte – und das Versäumnis, den benannten Agenturkontakt auf den Provisionsrechnungen zu erwähnen.

   Es kann auch zu Problemen kommen, wenn zwei Makler Anspruch auf denselben Studenten erheben. Obwohl dies selten vorkommt und in weniger als 5 % der Fälle vorkommt, gilt als Faustregel, dass der Vermittler nicht mehr gewechselt werden kann, sobald die Anzahlung des Studenten an die Universität geleistet wurde.

4. Den Finanzteams die Macht zurückgeben
   
   Eine Möglichkeit zur Verbesserung des Zahlungsprozesses, so waren sich die Delegierten einig, bestehe darin, den Finanzteams alle Tools zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um Zahlungen schnell und effizient durchzuführen.

   Finanzteams haben oft das Gefühl, bei Zahlungen die Rolle des „Bösen“ übernehmen zu müssen, aber Maßnahmen wie die Bereitstellung einer speziellen E-Mail-Adresse für Agenten können dazu beitragen, sie zu stärken und diese Zahlungsanfragen so zu trennen, dass sie sie bearbeiten können verlieren Sie sich nicht unter den vielen anderen eingesandten Rechnungen.

   Die Mitarbeiter der Finanzabteilung hätten Recht, bei der Zahlstelle in manchen Fällen aufgrund des geringen Betrugsrisikos vorsichtig zu sein, verrieten Gäste. Einer enthüllte, dass sie einen Fall gesehen hatten, bei dem sich die Nummern auf einer Rechnung geändert hatten, nachdem diese bereits geöffnet worden war.