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Es ist der Beginn der Thanksgiving-Woche in den Vereinigten Staaten, in der viele von uns Familie, Freunden und Kollegen danken und über die guten Dinge nachdenken, die im vergangenen Jahr passiert sind. Es ist wichtig, sich die Zeit zu nehmen, Ihre Dankbarkeit auszudrücken berufliche Fähigkeiten und für die Wirksamkeit unerlässlich Führung. Wie Rhonda Sutton Anfang des Jahres in „Carpe Careers“ feststellte, Dankbarkeit ausdrücken ist auch der Schlüssel zu Wohlbefinden und Belastbarkeit.
Die gebräuchlichste Art, sich im beruflichen Umfeld zu bedanken, ist das Verfassen von Dankesbriefen. Im Laufe meiner Karriere als Schreiblehrerin und Programmmanagerin habe ich Dutzende Dankesbriefe an Klassenkameraden, Freunde, Mentoren der Fakultät und Arbeitskollegen geschrieben, die mich auf meinem Weg unterstützt haben. Ich habe auch Arbeitssuchende im Bachelor-, Master- und Postdoc-Bereich gecoacht, die beim Navigieren durch den Bewerbungsprozess für eine Stelle oder ein Praktikum manchmal unsicher waren, was sie in Dankesbriefen sagen sollten. Während wir uns darauf vorbereiten, diese Woche Thanksgiving zu feiern, gibt dieser Beitrag Tipps zum Verfassen durchdachter Dankesbotschaften im beruflichen Umfeld.
Wählen Sie ein Medium, das Resonanz findet. Papier oder E-Mail? Laut den Etikette-Experten der Emily Post InstitutPapier ist das bevorzugte Medium für einen herzlichen Dankesbrief. Wenn Sie Ihre Nachricht handschriftlich auf Briefpapier schreiben oder eine Notiz ausdrucken, zeigen Sie dem Empfänger, dass Sie sich zusätzliche Zeit und Mühe genommen haben, um ihm zu danken, und auch er verbringt möglicherweise mehr Zeit damit, Ihre Nachricht zu lesen, da er sich über eine angenehme Überraschung in seinem Briefkasten freut. Empfänger können die Karten ebenfalls in ihren Büros aufbewahren oder auslegen, was sie bei einer E-Mail wahrscheinlich nicht tun würden. Als ich Leiter des Schreibprogramms an der North Carolina State University war, schickte ich Dankesbriefe auf den Markenkarten der Universität an Mitarbeiter der Bibliothek, des Schreibzentrums und anderer Campusbüros, die dort Vorträge hielten Exerzitien schreiben jedes Semester.
Was ist, wenn Sie unter Zeitdruck stehen und einen Dankesbrief verschicken müssen? Üblich sind zum Beispiel Dankesbriefe danach Vorstellungsgespräche; Ein gut geschriebenes, enthusiastisches Folgeschreiben kann Sie als Bewerber hervorheben, aber die Einstellungsfristen können verkürzt werden. In diesem Fall ist E-Mail möglicherweise das bessere Medium, um Ihren Gesprächspartnern zu danken, da diese Notizen normalerweise gesendet werden sollten 24 bis 48 Stunden nach Ihrem Vorstellungsgespräch. Bei der Wahl eines Mediums, um Ihre Dankbarkeit auszudrücken, sollten Sie immer den Empfänger und den Anlass berücksichtigen. Beispielsweise danken wir im Office of Academic Career Development der University of Pittsburgh den Gastrednern von Lehrkräften, Mitarbeitern und Alumni mithilfe einer maßgeschneiderten LinkedIn-Vorlage, um unsere Dankbarkeit mit der gesamten Pitt-Community zu teilen. Dieses Format ermöglicht es den Referenten auch, unsere Botschaft in ihren eigenen beruflichen Netzwerken weiterzuleiten und so ihre Unterstützung für die Universität zu zeigen.
Seien Sie konkret. Wenn Sie Ihren Arbeitskollegen oder Kollegen danken, sollten Sie das hervorheben bestimmte Wege dass sie Ihnen geholfen haben, z. B. bei einer Veranstaltung oder beim Teilen einer neuen Campus-Verbindung. Sie können auch Dankesbriefe über die spezifischen, nicht greifbaren Dinge senden, die Sie an ihnen schätzen. Beispielsweise könnten Sie einen Kollegen haben, der in Situationen mit hohem Druck immer durchhält, oder jemanden, der durch seinen engagierten Moderationsstil bei Besprechungen ein integratives Klima schafft. Zeigen Sie ihnen gerade in einer stressigen Zeit mit einem fröhlichen Dankesschreiben, dass Sie ihre Stärken wertschätzen, und sie werden Ihnen für Ihre Dankbarkeit dankbar sein.
Ebenso sollten Sie in einem Dankesbrief für ein Vorstellungsgespräch bestimmte Dinge mitteilen, die Sie von jedem Interviewer über die Stelle oder das Unternehmen erfahren haben. Dieser Dankesbrief ist auch eine Gelegenheit, Ihre Passung zu einer bestimmten Rolle oder Organisationskultur zu zeigen, da Sie damit relevante Erfahrungen und Interessen kurz beschreiben können, die im formellen Vorstellungsgespräch nicht zur Sprache kamen. Als ich mich beispielsweise für meine frühere Position an der NC State bewarb, nutzte ich meine Dankesbriefe an die Dekane, Lehrkräfte, Mitarbeiter und Doktoranden, die an den Interviews teilgenommen haben, um zu zeigen, wie meine Erfahrungen beim Unterrichten von Studienanfängern am Georgia Institute of waren Technologie, die auf die Rolle eines Programmmanagers für Schreiben mit Diplom-Ingenieur abgestimmt ist. Diese Notizen haben mir geholfen, meine Eignung für eine Position, die aus meinem Lebenslauf nicht ersichtlich war, weiter zu demonstrieren und mitzuteilen, was ich aus dem Vorstellungsgespräch über NC State gelernt habe (z. B. seine Identität als Landbewilligungseinrichtung) und einen Hinweis darauf, wie ich Hochschulabsolventen in diesem Umfeld unterstützen kann.
Halten Sie es kurz und professionell. Verwenden Sie niemals einen Dankesbrief nach dem Vorstellungsgespräch, um um den Job zu betteln oder mit Ihren Qualifikationen zu prahlen. Bleiben Sie bei der Botschaft, Ihren Gesprächspartnern zu danken und Interesse an der Stelle oder Organisation zu bekunden. Denken Sie daran, dass das Dankeschön nach dem Vorstellungsgespräch ein weiterer Profi ist Schreibprobe B. einen Lebenslauf, einen Lebenslauf oder ein Anschreiben, stellen Sie daher sicher, dass diese Kurznotiz gut redigiert und frei von Tippfehlern ist. Auch wenn Sie den Job nicht bekommen, können Dankesbriefe die Beziehung, die Sie zu Ihren Gesprächspartnern aufgebaut haben, aufrechterhalten und Ihr berufliches Netzwerk erweitern.
Wenn Sie Ihren Kollegen an Ihrem aktuellen Arbeitsplatz danken, schreiben Sie ebenfalls eine prägnante, optimistische Nachricht. Wenn Sie dazu neigen, ausführlich zu schreiben, können Sie die unterstützende Einschränkung des Papierbriefpapiers nutzen, um die Botschaft fokussiert und lesbar zu halten. Mein Lieblingsbriefpapier ist zum Beispiel ein 3,5 x 5 Zoll großes Briefpapier Notizkarte mit botanischem AufdruckDas hilft mir, meine Botschaft zu fokussieren und prägnante Notizen zu verfassen.
Seien Sie authentisch. Am wichtigsten ist, dass ein Dankesbrief mit Ihrer eigenen Stimme verfasst ist, um aufrichtig zu sein und eine Verbindung zum Empfänger herzustellen. Dabei handelt es sich nicht um einen Hinweis, den Sie einfach auf generative KI-Tools wie ChatGPT auslagern können, insbesondere in Situationen, in denen viel auf dem Spiel steht, etwa bei Dankesschreiben für Vorstellungsgespräche. Beginnen Sie damit, Ihren Dankesbrief zu verfassen, ohne KI-Tools zu verwenden, um möglichst authentisch zu klingen, selbst wenn Sie diese Tools verwenden, um Ihre Nachricht zu bearbeiten, bevor Sie sie zu Papier bringen oder auf „Senden“ klicken.
Wenn Sie diese Tipps für professionelle Dankesschreiben befolgen, können Sie Ihren Kollegen Dankbarkeit und Wertschätzung entgegenbringen. Ein prägnanter, spezifischer und vor allem echter Dankesbrief kann Ihre beruflichen Beziehungen würdigen und Ihnen dabei helfen, neue aufzubauen, während Sie nach Ihrer nächsten Chance suchen. Ich wünsche den „Carpe Careers“-Lesern, die feiern, ein frohes Erntedankfest und viel Glück bei Ihrer Jobsuche!
